의학

스마트 · 협업 시대에 꼭 맞는 구글오피스 교육

효사랑가족요양병원은 임직원들의 업무관리 능력향상 및 부서 간 협업 강화를 위해 2019년 1월 18일(금)부터 총 4강(8시간) 과정으로 구글 오피스 교육을 전 직원을 대상으로 년간 진행 중이다.

구글(Google)은 휴대폰 운영체제(OS)인 안드로이드를 시작으로 검색엔진, 유투브 서비스를 비롯해 다양한 웹기반 서비스를 제공하는 글로벌 IT기업이다. 이 기업에서 파워포인트, 엑셀, 워드 같은 오피스프로그램을 웹에서 사용할 수 있도록 구성해 놓은 서비스가 구글프레젠테이션, 구글스프레드시트, 구글독스(Docs)이다.

구글 오피스를 사용해야하는 가장 큰 특징을 아래와 같이 5가지로 요약해보면 다음과 같다.

첫 째, 별도의 앱을 설치할 필요가 없다. 가장 큰 장점으로 인터넷만 된다면 스마트폰에 이미 등록되어 있는 구글 계정(Gmail ID)으로 로그인 후 아무런 비용 지불 없이 구글 오피스 프로그램을 사용해서 다양한 문서를 생성하고 관리 할 수 있다.

둘 째, 구글 오피스로 만들어진 문서파일을 다양한 확장자로 저장이 가능하다. 특히 우리가 가장 많이 사용하는 MS-Office 또는 PDF 파일로 변환하여 해당 프로그램과 호환하여 사용할 수 있다.

세 째, 모바일(스마트폰)로 연동이 가능하다. PC에서 구글오피스를 통해 작성한 문서를 동일한 구글계정의 본인 스마트폰(안드로이드, iOS 운영체제)에서도 확인하고 수정하는 작업이 얼마든지 가능하므로 시간과 장소를 구애받지 않고 내 문서를 관리할 수 있다.

네 째, 기존에 작성했던 문서들을 다른 PC에서도 작업할 수 있다. 우리가 자주 사용하는 익스플로러는 물론 구글에서 제공하는 인터넷 웹브라우저인 크롬을 사용한다면 본인의 구글 계정으로 로그인하여 사용가능하다. 로그인과 즉시 본인이 작성한 구글오피스 문서를 모두 확인할 수 있으므로 다른 PC에서도 자신의 PC처럼 동일하게 사용할 수 있다. 작업 후 크롬 브라우저 창에서 본인계정을 삭제하면 깨끗하게 없어지기 때문에 보안에도 걱정이 없다.

다섯 째, 내가 만든 문서를 다른 사람들과 공유하고, 함께 작성할 수 있다.

구글오피스의 가장 탁월한 기능으로서 PC,스마트폰으로 문서를 함께 공유하고 공동편집을 할 수 있다. 각종문서를 메일로 첨부하여 주고받으며 파일명에 ‘수정 본, 최종 본, 진짜 최종 본’이라고 표시한 경험이 있을 것이다. 구글문서는 원본을 함께 열어놓고 협업할 수 있으므로 이러한 불편을 겪지 않아도 된다. 또한, 누가 언제 편집했는지 기록을 남기기 때문에 얼마든지 해당시점으로 복원할 수 있어서 실수로 문서가 손실되는 일을 막을 수 있다.

지금은 어느 때 보다 협업이 강조 되는 시대이다. 구글 오피스 교육을 사용한 스마트한 문서 작성 관리로 업무의 효율성을 높이자.

글 효사랑가족요양병원 최원덕 경영전략실장